Quando viene emessa la fattura elettronica?
La fatturazione elettronica avviene nel momento in cui il documento, corredato di tutti i dati fiscali, viene inoltrato al SDI e quest’ultimo non lo scarta (parliamo di Business2Business1(B2B) Business2Consumer2 in quanto le Pubblica Amministrazione (PA)3 possono rifiutare la fattura)…. Da questo momento, nel cassetto fiscale del cliente la fattura esiste a tutti gli effetti.
Come funziona il sistema di Interscambio (SdI)?
La Fattura Elettronica può funzionare ed è fiscalmente a norma solo se viene inviata ad una sorta di “postino” che si chiama Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. SdI riceve la fattura e si occupa di consegnarla al destinatario, recapitando al mittente le notifiche di consegna.
Cos’è il codice destinatario?
E’ una specie di indirizzo virtuale al quale far recapitare le fatture. Il codice destinatario è un codice alfanumerico di sette cifre che VUS COM dovrà indicare all’interno della fattura. Serve per consentire al Sistema di Interscambio di indicare a chi dovrà consegnare il documento.
Per una corretta consegna delle fatture elettroniche da parte del SdI, il “postino virtuale” incaricato dall’Agenzia delle Entrate, sarà necessario fornire il proprio indirizzo telematico
Come richiedere il codice destinatario?
Il codice univoco o destinatario per ricevere le fatture elettroniche può essere richiesto dai soggetti titolari di un canale di trasmissione accreditato presso il Sistema di Interscambio.
In tal caso, l’Agenzia delle Entrate invierà il codice “personale” formato da sette cifre da fornire ai propri fornitori.
Quali sono i modi per ricevere la fattura elettronica?
L’indirizzo telematico per la ricezione delle fatture può essere di tre diverse tipologie:
- un indirizzo PEC, in tal caso il fornitore (VUS COM), nel compilare la fattura, dovrà inserire nel campo «Codice Destinatario» il valore «0000000» (sette volte zero) e nel campo «PEC Destinatario» l’indirizzo PEC comunicato dal cliente;
- un codice alfanumerico di 7 cifre, in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura Codice Destinatario con il codice comunicato dal cliente;
- il codice numerico 0000000 (sette volte zero) qualora il cliente non abbia comunicato alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario): in tal caso il fornitore (VUS COM) dovrà ricordare al cliente che la fattura elettronica è recuperabile nella sua area riservata “Consultazione” del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Le tre diverse modalità si adattano a tre diverse tipologie di utenti:
- la PEC è il sistema di emissione e ricezione adatto per chi gestisce poche fatture;
- il codice destinatario di sette cifre è utile per le imprese più grandi che necessitano di un sistema di fatturazione elettronica più “sviluppato”;
- l’inserimento del codice numerico composto da sette zeri è il caso tipico dei consumatori finali (la cosiddetta fatturazione B2C).
Cosa è la “copia di cortesia” di una fattura e si è obbligati a inviarla al cliente?
Dal 1 gennaio 2019 si identifica quale copia di cortesia di una fattura qualunque documento contenente gli elementi minimi obbligatori previsti dall’articolo 21, comma 2, Dpr 633/1972 prodotto in formato analogico o cartaceo. Tale documento non è valido a fini fiscali né per l’emittente né per il ricevente, a nulla rilevando di averlo inviato allo SdI quale allegato della fattura xml. Sarà pertanto opportuno inserire un’indicazione del tipo: «Copia di cortesia non valida ai fini fiscali. L’originale della fattura è stato inviato allo SdI ed è consultabile all’interno dell’Area Riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate».
- La copia di cortesia non è obbligatoria nel B2B. E’ lo Sdi che consegna al cliente VUSCOM, il quale (in qualità di soggetto emittente), se vuole, invia al proprio cliente una copia di cortesia ma non è obbligato. Solo nel caso in cui i clienti siano privati (B2C, consumatori senza partita Iva ma dotati di solo codice fiscale) o soggetti esteri, siamo obbligati a inviare una copia della fattura inviata allo Sdi anche al cliente che, altrimenti non ha modo di riceverla. Infatti in questi casi la fattura emessa risulta consegnata allo SdI che però segnala l’impossibilità di recapito al cliente finale.
- Anche in questo caso, però, per l’emittente, la copia della fattura consegnata non ha alcun valore fiscale. Infatti nel caso in cui un controllo documentale rilevi la difformità tra l’esemplare consegnato al cliente e il file xml inviato allo SdI, sarà quest’ultimo ad essere considerato valido, a meno che il ricevente possa produrre prova contraria producendo, per esempio, copia del pagamento eseguito.
Sono un consumatore finale e non trovo le fatture nel mio cassetto fiscale. Cosa fare?
A partire dal secondo semestre di quest’anno, come previsto dall’ultima legge di Bilancio, l’Agenzia delle Entrate offrirà un servizio di consultazione delle fatture elettroniche anche ai consumatori finali persone fisiche; con tale servizio il consumatore finale potrà consultate le fatture che i fornitori avranno inviato all’Agenzia sin dal 1° gennaio scorso. Queste regole sono state stabilite per garantire il rispetto delle disposizioni sulla tutela dei dati personali.
Cosa significa il messaggio ‘non consegnato’?
Nel caso di fattura B2B è necessario contattare il cliente ed informarlo di quanto avvenuto. Potrebbe, ad esempio, essere usato un messaggio del seguente tenore: «Gentile cliente, la informiamo che la fattura n. XX del GG/MM/AA (di cui trova pdf di cortesia in allegato) è stata emessa ed inoltrata al Sistema di Interscambio. Tuttavia il nostro sistema di emissione ci segnala che, pur essendo la fattura correttamente emessa ed elaborata, il Sistema di Interscambio non è stato in grado di consegnare la fattura; di conseguenza dovrà riceverla direttamente dalla sua area riservata sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, come espressamente indicato nel provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30/04/2018 al paragrafo 3.3 e successivi».
Se si è emessa una fattura a un consumatore privato senza partita IVA (B2C) e la fattura risulta correttamente trasmessa ma “non consegnata”, non bisogna far nulla. Nel B2C (ma lo stesso discorso può essere fatto per fatture emesse a soggetti esonerati quali minimi e forfettari) l’Agenzia delle Entrate ha precisato che si consegna copia analogica (carta, pdf, ecc…) e si procede all’invio di fattura elettronica
utilizzando il codice destinatario convenzionale “0000000”, che si limita a inoltrare al SdI senza inoltrare la fattura ad alcuna PEC o canale di destinazione. L’esito di fattura “non consegnata” indica appunto una fattura correttamente elaborata dal Sistema di Interscambio (ma non, ovviamente, ad un destinatario finale) e non necessita di ulteriore lavoro.
Lo stesso vale se risulta trasmessa ma non consegnata una fattura emessa a un ente non commerciale/condominio/società semplice senza partita IVA (B2C). Anche in questi casi l’Agenzia delle Entrate ha precisato che si consegna copia analogica (carta, pdf, ecc…) e si procede all’invio di fattura elettronica utilizzando il codice destinatario convenzionale “0000000”, che si limita a inoltrare
al SdI senza inoltrare la fattura ad alcuna PEC o canale di destinazione. L’esito di fattura “non consegnata” indica appunto una fattura correttamente elaborata dal Sistema di Interscambio (ma non, ovviamente, ad un destinatario finale) e non necessita di ulteriore lavoro.
Cosa succede se la fattura elettronica non viene recapitata al SdI, ossia viene scartata dal sistema?
In altri termini: cosa farà l’emittente (VUSCOM) se la fattura non è stata recapitata? La fattura si dà per NON EMESSA. La Società VUS COM provvede a:
Telefonare/Inviare una comunicazione ai clienti finali, nella quale si informano che la fattura è stata emessa, scartata dal sistema e conseguentemente annullata.
Il cliente, per sanare la propria condizione, qualora non l’avesse fatto, deve fornire i codici errati o mancanti (in genere si tratta di rettificare il codice fiscale) pena sospensione della fornitura.
- Business2Business (B2B) – Fatturazione tra soggetti IVA
- Business2Consumer (B2C) . Fatturazione tra soggetti IVA e Consumatori
- PA: Pubblica Amministrazione